Etiquettedeskundige Lilian Woltering over hoe je je moet gedragen tijdens vergaderingen
‘Je gelooft het haast niet, maar er zijn nog altijd mensen die tijdens een vergadering hun broodtrommeltje tevoorschijn halen om ongegeneerd te gaan eten. Voor wie het echt nog niet wist: dat is echt not done! Het is buitengewoon storend voor de mensen om je heen. Datzelfde geldt voor het gebruik van je mobiele telefoon. Of je nu belt, smst of mailt, het gepriegel met zo’n ding is altijd bijzonder irritant.
Een grote bron van ergernis is het feit dat vergaderingen meestal te laat beginnen. Bij veel bedrijven is het al zo dat iedereen daarop anticipeert door een kwartiertje te laat aan te komen zetten. Althans, bijna iedereen, want er is altijd een enkeling die zich wel aan de tijden houdt. Het klinkt misschien een beetje kinderachtig, maar daarom moet je duidelijke regels opstellen. Dus: wie te laat komt, komt er niet meer in. Of veel mensen dat juist niet prettig zouden vinden? Misschien. Maar dan zou de voorzitter eens moeten nagaan of er niet te vaak wordt vergaderd.
De voorzitter heeft verder de taak om de meeting in goede banen te leiden. Dus als een spreker te lang doorgaat, moet hij hem afkappen. Doet hij dat niet dan kun je als deelnemer, via de voorzitter, altijd een verzoek indienen, bijvoorbeeld of het tempo iets omhoog kan. Dat is in elk geval beter dan je in verveling over te geven aan spelletjes als vergaderbingo. En verder: als je echt het idee hebt dat je je tijd verdoet, verlaat de vergadering dan. Natuurlijk is dat een statement, maar soms gaat het economisch belang boven beleefdheid.’
