SMS’EN TIJDENS EEN VERGADERING? OP SLIPPERS NAAR KANTOOR?

door PAOLA VAN DE VELDE

DEN HAAG – Het is een van de grootste ergernissen op het werk: een collega die tijdens een vergadering ongegeneerd zit te sms’en of te spelen met zijn smartphone. Minstens zo irritant zijn mensen die de onhebbelijke gewoonte hebben elke mail naar Jan en alleman te cc’en. Ook niet zo chic: op slippers naar kantoor als het snikheet is. Maar mag het nu wel of niet? „Het is hoog tijd voor nieuwe etiquetteregels voor op de werkvloer”, stellen etiquettespecialisten Anouk van Eekelen en Lilian Woltering. „Want veel bedrijven en hun medewerkers worstelen vandaag de dag echt met ’hoe het hoort’.”

De twee dames, die momenteel onderzoek doen naar de wensen en behoeften op dit vlak binnen het bedrijfsleven, willen echter niet zomaar de wet voorschrijven. „Wij zijn allebei niet van de stijve variant”, benadrukken ze. Ouderwetse regels gooien zij dan ook moeiteloos overboord. „De klassieke regel dat laarzen niet netjes zouden zijn voor dames onder een mantelpakje is passé. Evenals bruine schoenen voor mannen onder een donker pak”, zegt Anouk van Eekelen, die bekendheid verwierf als een van de deskundigen van het tv-programma ’Dames in de dop’.

Ook aan het voorschrift dat je niet mag proosten met een glas water hoeven we ons tijdens de kerstborrel niet te houden. „Veel mensen drinken geen alcohol en zouden die dan niet mee mogen toosten? Dat is niet zo aardig. En dus niet zo netjes. Etiquetteregels zijn er in de eerste plaats om de omgang met elkaar juist prettiger te maken.”

Trouwens, over die kerstborrel gesproken: „Als je gaat, bereid je dan goed voor”, adviseert Lilian Woltering. „Blijf niet alleen hangen bij de collega’s die je toch al kent. Zo’n bijeenkomst is bedoeld om nieuwe mensen van andere afdelingen in een informele sfeer te ontmoeten. Kies daarom zorgvuldig de medewerkers uit die je nu eens wilt ontmoeten. Houd het gesprek echter wel luchtig. Spreek niet te veel over het werk.” „Voor het overige zijn alle gespreksonderwerpen mogelijk”, vindt Van Eekelen. „Vroeger was er een taboe op seks, politiek, religie en geld. Dat zouden te controversiële onderwerpen zijn, waar je immers gemakkelijk ruzie over krijgt. Maar ja, tijdens de economische crisis niet over geld praten is ook zo wat. Dus alles kan, mits je het maar gezellig houd. Merk je korzeligheid bij je gesprekspartner, neem dan wat gas terug. Of snijd een minder beladen onderwerp aan.”

Volgens Woltering is er grote behoefte aan nieuwe duidelijkheid. „Er gaat binnen organisaties heel veel energie verloren aan ergernissen en onzekerheid. Wij merken dat ook als we bij bedrijven langsgaan op gesprek. Vaak is er veel onduidelijkheid over de te hanteren zakelijke omgangsvormen en weet men niet precies wat er afgesproken is. Bijvoorbeeld: Hebben we nu wel of niet een casual Friday? En zo ja, mogen we dan ook een spijkerbroek aan? Of is dat te informeel?”

De kledingafspraken kunnen voor elk bedrijf en zelfs voor diverse functies verschillend zijn, volgens de twee etiquettespecialisten. Al vinden zij slippertjes in een zakelijke omgeving eigenlijk nooit een goed idee. Evenals blote oksels. Dat kan echt niet, al vallen de mussen dood uit de dakgoot. „Natuurlijk, als je geen klantcontact hebt, kun je best een jurkje met blote schouders aan. Maar zorg dan wel dat je een jasje of vestje bij je hebt, zodra je in gesprek gaat met een cliënt.”

„In Nederland is men vaak bang om regels voor te schrijven”, vult Van Eekelen aan. „Maar onze ervaring is dat mensen juist behoefte hebben aan duidelijke afspraken. Daarom adviseren wij ook om met elkaar om de tafel te gaan zitten en in kaart te brengen wat je als organisatie wilt uitstralen. Intern, maar ook naar klanten toe. Het is belangrijk dat iedereen op een lijn komt te zitten. Stel dat medewerker X voortdurend heel formele mails verstuurt naar cliënten, terwijl zijn collega Y juist heel joviaal extern communiceert, dan schept dit veel onduidelijkheid bij de klant.”

Woltering: „Op basis van die gesprekken kun je dan tot voorschriften komen. Zoals: voortaan beschouwen wij de mail niet langer als chatprogramma, maar als brief. Dus compleet met aanhef en formele afsluiting.” Ook andere probleempjes op het werk zijn eenvoudig op te lossen, volgens de dames. „Stel je dreigt te laat op een afspraak te komen. Wat doe je dan? Bellen dat je vijf minuten later bent dan gepland? Wij pleiten voor de tienminutenregel. Ben je maximaal tien minuten te laat, dan hoef je niet te telefoneren. Die tijd is acceptabel, zeker in een land waar het verkeer onzeker is en vrijwel de hele dag door file staat. Een telefoontje zou dan alleen maar storen. Maar kom je later, dan is het beleefd om dit wel even te melden. Eigenlijk is de basis voor alle etiquette: verplaats je in de ander. En denk aan wat jij prettig zou vinden.”

Bedrijven of medewerkers die Lilian Woltering en Anouk van Eekelen willen helpen met hun onderzoek naar nieuwe zakelijke etiquette kunnen een vragenlijst invullen op de website www.etiquettespecialisten.nl